Все компании, которые управляют своим бизнесом с применением инструментов менеджмента качества и в соответствии с международными стандартами управления ISO, в конце года подводят итоги в форме отчёта по анализу результативности системы менеджмента.
Системы менеджмента могут быть разные:
- система менеджмента качества;
- экологический менеджмент;
- система менеджмента безопасности пищевых продуктов;
- энергоменеджмент и пр.
Для организаций, которые имеют независимое и добровольное подтверждение соответствия систем менеджмента ГОСТ Р или ISO в виде сертификатов соответствия, подведение итогов результативности СМК является обязательным условием.
- Обязательное требование раздела 9.3 стандарта ISO 9001:2015 и других стандартов ISO на системы менеджмента;
- Оценка степени достижения запланированных KPI по процессам;
- Контроль реализации целей системы менеджмента, определённых высшим руководством в начале года;
- Анализ изменений контекста организации для определения сегментов потребителей или необходимости разработки новых продуктов;
- Оценка конкурентоспособности бизнеса по гибкости реагирования на запросы потребителей;
- Подведение итогов внутренних аудитов за годовой цикл;
- Разработка мероприятий для повышения результативности внутренних коммуникаций между сотрудниками с учётом «поправок на дистант»;
- Оценка законодательных изменений и планирование новых обязательных условий существования бизнеса из-за налогов, требований в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, сфере безопасности пищевой продукции (зависит от вида внедрённой системы менеджмента).
Какие проблемы могут возникнуть при составлении итогового отчёта по анализу СМ:
- Формальное отношение ответственных за СМК;
- Незаинтересованность в объективной оценке результативности системы управления;
- Недостаточная степень внедрения требований стандартов, что затрудняет получение полной картины внутри процессов;
- Перегруженность системы менеджмента бумажными носителями информации;
- Задержка сроков предоставления информации со стороны исполнителей;
- Изначально нерегламентированная ответственность за сбор и предоставление информации
Кроме того, грамотно составленный отчёт позволит сохранить и приумножить прибыль организации.
Казалось, классическую систему менеджмента никогда не связывали с финансами. В стандартах даже не упоминается необходимость оценивать финансовую результативность бизнеса.
Хотя всё чаще, отраслевые спецификации устанавливают обязательные требования к оценке денежных показателей в жизненном цикле продукции. Так, требование к анализу финансовых затрат и бюджетированию устанавливают отраслевые стандарты СТО Газпром 9001, ISO/TS 22163 (IRIS) и IATF 16949.
Итак, что нужно сделать, чтобы составить отчёт по анализу системы менеджмента, который удовлетворит требованиям стандарта (при аудите со стороны органа по сертификации) и закроет потребность организации в качественной аналитике:
- установить тип / вид данных, которые необходимы организации для анализа, учитывая специфику стандарта на систему менеджмента (такой перечень данных обычно содержится во внутренних документах системы менеджмента, который формируется при разработке документов СМ);
- согласно установленным срокам, формам подачи данных, ответственные сотрудники должны предоставить информацию представителю руководству по качеству или ответственному за систему менеджмента;
- Ответственный за анализ СМ сводит полученную информацию для анализа;
- анализ результативности СМ по разработанной методике оценки;
- сведение результатов анализа в отчёт (форма отчёта также должна быть определена в документации на систему менеджмента);
- представление отчёта высшему руководству на утверждение;
- обсуждение результатов деятельности за год и планирование целей и направлений развития организации на следующий период (может быть год, а может на более длительную перспективу. Некоторые цели могут потребовать не одного года для их достижения).
Логично, что результативность системы менеджмента напрямую влияет на материальную сторону развития организации. Но это уже следующая история :)